Privacyverklaring fondsenwerving

Vzw Piloten zonder Grenzen respecteert uw privacy. In het licht van de nieuwe Europese reglementering inzake bescherming van persoonsgegevens die op 25 mei 2018 van kracht wordt, willen wij iedereen die wij contacteren voor fondsenwerving informeren over hoe wij hun persoonsgegevens gebruiken. Indien u vragen of opmerkingen heeft, kan u ons steeds contacteren.

1.           Wat zijn “persoonsgegevens”, wat betekent “verwerking van persoonsgegevens” en wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

“Persoonsgegevens” zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.

Onder “verwerking van persoonsgegevens” verstaan we elke bewerking van persoonsgegevens, zoals onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de fondsenwerving is vzw Piloten zonder Grenzen, gevestigd te 1000 Brussel, Montoyerstraat 1 Bus 36, en ingeschreven bij de KBO onder nummer BE 0424.692.526.

2.           Welke persoonsgegevens verwerken wij in het kader van onze fondsenwervingscampagnes?

Wij verwerken:

1. contactgegevens (naam, adres, aanspreektitel, geslacht);
2. e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum (als deze informatie ons wordt bezorgd) en persoonlijke voorkeuren van alle personen die ons een gift overmaken of interesse tonen voor onze activiteiten (tenzij men dat niet wenst, zie punt 5);
3. voor welke fondsenwervingscampagnes of activiteiten we iemand contacteerden;
4. informatie over ontvangen giften (datum, bedrag, rekeningnummer, eventuele domiciliëring, enz.) en de afhandeling ervan (de historiek van uw giften en eventueel informatie nodig voor het bezorgen van fiscale attesten).

Deze informatie gebruiken we voor toekomstige fondsenwervingsacties.

Wij kunnen ook andere informatie verwerken die u ons spontaan zou bezorgen, zoals uw feedback over onze organisatie of over bepaalde van onze activiteiten of campagnes.

Soms stellen derde partijen adresbestanden ter beschikking voor een specifieke fondsenwervingscampagne. In dat geval gebruiken we de persoonsgegevens enkel voor die campagne en worden uw gegevens alleen opgeslagen als u een gift doet ten gevolge van die campagne.

3.           Waarvoor en hoe gebruiken wij persoonsgegevens?

Uw gegevens worden enkel verwerkt om u te informeren over onze activiteiten en over wat wij met uw giften doen, voor fondsenwerving, en voor de administratieve afhandeling van uw gift - inclusief het eventueel bezorgen van het fiscaal attest. In het kader van fondsenwervingscampagnes contacteren wij u in principe via gewone post of telefonische oproepen (tenzij u zich inschreef op de bel-me-niet-meer-lijst). Wij kunnen u ook via elektronische post contacteren indien u ons daarvoor voorafgaand expliciet de toestemming geeft.

Zonder dat u ons de nodige persoonsgegevens bezorgt, bijvoorbeeld door het invullen van een formulier of op enige andere wijze, kan uw gift en/of het bezorgen van een fiscaal attest niet correct behandeld worden.

Soms schrijven wij voor fondsenwervingscampagnes enkel personen aan op basis van specifieke profielen, zoals de gifthistoriek, de leeftijd of persoonlijke voorkeuren.

De verwerking van uw gegevens voor verdere fondsenwervingscampagnes is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van vzw Piloten zonder Grenzen vermits het voor de financiering van goede doelen nodig is om aan fondsenwerving te doen; dit bevordert de non-profit doelstellingen van onze organisatie. Nadat u een gift heeft gedaan aan onze organisatie, worden uw gegevens voor de correcte afhandeling van deze gift (registratie, verwerking, fiscaal attest, eventuele domiciliëring) gebruikt op basis van de noodzaak voor de uitvoering van onze verplichtingen jegens u, evenals op basis van ons gerechtvaardigd belang om de gift op correcte wijze te verwerken.

4.           Gebruiken wij dienstverleners voor de verwerking van persoonsgegevens?

Voor de verwerking van persoonsgegevens door onze organisatie maken wij gebruik van dienstverleners die uw gegevens onder onze verantwoordelijkheid verwerken (zogenaamde “verwerkers”). Wij zien erop toe dat de dienstverleners op wie wij een beroep doen de nodige beschermingsmaatregelen in acht nemen voor een veilige en correcte verwerking van uw gegevens en dat zij hun verplichtingen onder de toepasselijke wetgeving nakomen.

Uw gegevens worden namens onze organisatie verwerkt door Direct Social Communications NV (Victor Rauterstraat 33, 1070 Brussel, KBO 0427.917.874 – “DSC”). DSC is een dienstverlener die gespecialiseerd is in het helpen van goede doelen bij hun communicatie en fondsenwerving. DSC bewaart uw gegevens namens onze organisatie en organiseert ook onze fondsenwervingscampagnes en de opvolging ervan. DSC zorgt er ook voor dat uw gegevens up-to-date blijven. DSC doet voor de productie van sommige fondsenwervingscampagnes beroep op een leverancier in de Verenigde Staten, die hiervoor gecertificeerd is onder het Privacy Shield.

Uw gegevens kunnen eveneens worden doorgegeven aan derden buiten onze organisatie wanneer dat nodig is voor de behandeling van uw gift en/of de fiscale gevolgen ervan (bijvoorbeeld banken en de fiscale overheid voor het overhandigen van fiscale attesten) of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zouden zijn.

5.           Wat zijn uw rechten en hoe kan u die uitoefenen?

Indien uw persoonsgegevens in onze databank worden verwerkt onder onze verantwoordelijkheid, kan u deze inkijken, laten verbeteren of verwijderen. U kan zich ook verzetten tegen een verwerking of vragen deze te beperken. Wanneer u gebruik maakt van uw recht van verzet tegen een verwerking voor fondsenwerving of vraagt uw gegevens te verwijderen, bewaren we enkel uw naam en adres op basis van onze wettelijke verplichting om u toe te laten uw recht van verzet of recht van vergetelheid uit te oefenen (i.e. uw wens om niet meer door onze vereniging gecontacteerd te worden) en op basis van ons legitiem belang om deze gegevens bij te houden zodat u niet meer gecontacteerd zal worden. Voorts kunt u binnen de wettelijke voorwaarden vragen uw gegevens te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm.

U kan uw rechten uitoefenen door het sturen van een brief met een kopie van uw identiteitsbewijs of van een ander stuk dat uw identiteit bewijst, naar het bovengenoemd adres, of via e-mail aan : office@asfbelgium.org.

U heeft met betrekking tot de verwerking van uw gegevens eveneens het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, met zetel te B-1000 Brussel, Drukpersstraat 35, via een brief naar dit adres of via e-mail naar commission@privacycommission.be.

6.           Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Indien wij u als potentieel donateur aanschrijven en u doet geen gift, worden uw gegevens niet verder door ons verwerkt. Indien u ons een gift heeft gedaan, verwerken wij uw gegevens verder voor onze fondsenwerving. We bewaren de gegevens tot 10 jaar na uw laatste gift of nadat u op enige andere wijze actief uw interesse in onze organisatie heeft getoond (of langer indien wettelijk verplicht volgens de fiscale wetgeving).

Wij zullen de gegevens natuurlijk niet langer gebruiken indien u ons laat weten dat u dat niet meer wenst, onder voorbehoud van wat werd gesteld onder punt 5 hierboven. Gegevens m.b.t. de uitreiking van fiscale attesten zullen minimaal bijgehouden worden zo lang als wettelijk vereist is.

7.           Hoe bekwamen wij uw contactgegevens?

Wij bekwamen uw contactgegevens doordat:

• u in het verleden reeds een gift heeft gedaan voor onze organisatie en daarom werd opgenomen in ons bestand; of
• u op enige wijze heeft aangegeven dat u door ons gecontacteerd wenst te worden (bijvoorbeeld via het invullen van een formulier op onze website of op een evenement of manifestatie); of
• u reeds een gift heeft gedaan voor een andere non-profit organisatie die eveneens aan fondsenwerving doet voor de behartiging van haar goede doelen en die daarvoor ook gebruik maakt van onze dienstverlener DSC (zie ook punt 8 hieronder); of
• uw gegevens voor een specifieke fondsenwervingscampagne ter beschikking kregen van een derde voor eenmalig gebruik. Verdere gegevens over de betrokken derde kunnen op eenvoudige aanvraag bij onze dienstverlener DSC worden bekomen.

8.           Geven wij uw persoonsgegevens door aan andere non-profit organisaties?

Non-profit organisaties kunnen hun doelen waarvoor ze werden opgericht enkel realiseren mits de nodige middelen. Daarom rekenen we op vrijgevige giften van bedrijven, van organisaties en privépersonen. Het is voor non-profit organisaties zoals de onze dan ook belangrijk om een zo ruim mogelijk doelpubliek te betrekken bij de realisatie van onze  doelen en onze fondsenwervingscampagnes.

Wanneer u een gift heeft gedaan, worden uw naam, adres, aanspreektitel, geslacht en giftgegevens daarom verstrekt aan DSC. DSC verwerkt deze gegevens als verantwoordelijke in haar eigen bestand teneinde haar toe te laten om deze gegevens te laten gebruiken door andere non-profit organisaties voor dezelfde doeleinden als waarvoor onze organisatie die gebruikt en zoals hiervoor omschreven. De lijst met de betrokken organisaties kan worden opgevraagd bij DSC. Zo komt het dat u ook door andere non-profit organisaties kan gecontacteerd worden om u te informeren over hun projecten en over gelijkaardige mogelijkheden om een gift te doen voor hun goede doelen.

Het doorgeven van deze gegevens aan DSC en de andere non-profit organisaties is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van onze organisatie en van andere non-profit organisaties die zich inzetten voor goede doelen, dat erin bestaat om onze organisatie en die andere non-profitorganisaties van fondsen te kunnen voorzien ter behartiging van onze projecten. De gegevens worden bewaard door DSC tot 10 jaar nadat u één van de betrokken organisaties voor het laatst een gift heeft gedaan.

Indien u of derden (bijvoorbeeld uw bank of bPost) wijzigingen in uw persoonsgegevens meedeelt, worden deze doorgevoerd in ons bestand en in het bestand van DSC. DSC doet voor het produceren van sommige fondsenwervingscampagnes beroep op een leverancier in de Verenigde Staten, die hiervoor gecertificeerd is onder het Privacy Shield. Ook ten overstaan van DSC kan u uw rechten zoals vermeld in punt 5 hierboven, uitoefenen.

DSC zal uw gegevens niet langer in haar eigen bestand verwerken voor de in dit punt 8 beschreven doeleinden indien u laat weten dat u dat niet meer wenst - onder voorbehoud van wat werd gesteld onder punt 5 hierboven - door contact op te nemen met DSC via een brief gericht aan “Direct Social Communications nv, Dienst Donateurs, Victor Rauterstraat 33 – 1070 Brussel” of via een email aan donateurs@dsc.be met een kopie van uw identiteitsbewijs of van een ander stuk dat uw identiteit bewijst.

Het volledige privacybeleid van DSC kan worden geconsulteerd op www.privacy.dsc.be. De functionaris voor de gegevensbescherming (in het Engels, “Data Protection Officer” of “DPO”) van DSC kan gecontacteerd worden via dpo@dsc.be.